Quem é que não quer ser sempre melhor do que foi ontem, fazer melhor do que fez a semana passada, ser melhor do que foi o ano passado?

É natural do ser humano estar sempre à procura de mais e melhor. Mas às vezes não sabemos conciliar tudo, e metemos as mãos pelos pés. Já lhe aconteceu?

Mas, o termo de melhoria contínua pode ser bastante abstrato, não acha?

Se não o soubermos utilizar num contexto específico, não terá grande utilidade.

Mas podemos tentar encurtar a explicação, e defini-lo como sendo uma busca constante por perfeição em tudo que você faz.

No Lean, a melhoria contínua é como uma religião. E embora pareça algo fácil de alcançar, quem não estiver familiarizado com isso, tem sérias dificuldades.

Para se entender melhor, no contexto da metodologia Lean, a melhoria contínua procura melhorar cada processo na sua empresa ao focar no desenvolvimento de atividades que agregam mais valor para o seu consumidor, removendo o maior número possível de atividades que geram desperdício.

Existem 3 tipos de desperdício no Lean:

• Muda (os sete desperdícios) – transporte, inventário, movimentação, espera, produção exagerada, processamento exagerado, defeitos.
• Mura (o desperdício da desigualdade) – quando existe desigualdade ou inconsistência, as tarefas são impedidas de fluir tranquilamente
• Muri (o desperdício da sobrecarga) – quando é adicionado stress a mais nas suas tarefas e nas da sua equipa. Geralmente é um resultado do Mura. Se queremos que a melhoria contínua se torne parte da cultura da nossa empresa, temos de nos focar na eliminação dos desperdícios.

E existem várias formas de chegar a esta constante melhoria e eliminação de desperdícios, como o Ciclo PDCA.

O Ciclo PDCA é um método interativo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e produtos.

A sigla PDCA significa Plan (Planear), Do (Executar), Check (Verificar), Act (Agir).

• Na primeira fase (Plan-Planear), o objetivo é juntar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

Em seguida, escolhe-se do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos juntando à definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso.

Ainda nesta fase é escolhida a equipa que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

A etapa Plan é dividida em 4 fases:

1.      Identificação do problema

2.      Observação do problema

3.      Análise do problema

4.      Plano de ação

• Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente é colocada em prática a execução do Plano de Ação criado. Aqui é importante anotar não só os resultados positivos, mas também os negativos, para que sirva como aprendizagem.
• No CHECK (Verificar), é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação.

 Se os resultados analisados nesta fase não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planeamento do PCDA.

• Finalmente, na última etapa, ACT (Agir), vamos refletir sobre o caminho a percorrer ao terminar este ciclo. Ou seja, como serão divulgados os resultados e as aprendizagens adquiridas. Além disso, também é aqui que se analisa o que fazer com os possíveis problemas remanescentes.

Caso isto aconteça, podem ser abordados num novo “Giro do PDCA”, para a melhoria continua dos processos.

Esta fase, é dividida em 2 partes:

1.      Padronização

Aqui é feita uma padronização dos possíveis problemas que poderão ter aparecido, de forma a evitar o risco de voltarem a acontecer, através da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

2.      Conclusão

Nesta fase toda a equipa faz uma reflexão sobre o que correu bem e sobre o que poderá ser melhorado, devendo ser documentando de forma a melhorar no processo e nos planos futuros.

Dito isto, porquê adotar o PDCA?

É considerada uma das mais simples e eficazes ferramentas para gerir as qualidades e melhoria organizacional.

Ao utilizarmos este método, vamos estar a prevenir a tomada de decisões precipitadas pelas equipas e também os desperdícios de recursos. Além de nos ajudar a priorizar os resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Como tudo na vida, para melhorarmos, temos de ter consistência, correto?

E com este ciclo não é uma exceção. Todas estas fases devem estar em constante desenvolvimento. Quando um ciclo acabar, o outro já deve começar.

Desta forma, os processos e atividades vão melhorar e ser cumulativas e visíveis para toda a organização.

Em suma, existem várias maneiras de alcançar a melhoria contínua e todas elas possuem uma coisa em comum – analisar o que já foi feito, e procurar sempre melhorar.

Pronto para aprender todos estes métodos para a sua vida melhorar?